今ビジネスメール管理が難しいですか？ビジネスオーナーにとって、Eメールの作成はチームの規模にかかわらず、ビジネス関係において重要な役割を果たし、顧客基盤を構築するための最良の方法の1つです。この記事では、電子メール形式のベストプラクティスと、いくつかの電子メールテンプレートと例を使用して、効率的なビジネス電子メールの作成についてお知らせします。

ビジネスメールをフォーマットする方法

1. タイトル行
2. 挨拶
3. メール本文
4. 結論と行動の要求
5. 仕上げの挨拶

基本的な仕事用メール形式は本質的に簡単です。各文章が次に続く内容を期待させ、明確で簡潔で回答しやすいメールになるようにします。以下は、正式な電子メール形式の最も一般的なレイアウトです。

1.タイトル行

タイトル行には2つのアプローチがあります。場合によっては、目に見えるタイトル行がメッセージを際立たせる可能性があります（特にマーケティングメールに便利です）。しかし、ほとんどのビジネスメールでは、比較的一般的なタイトル行がより早くポイントを渡すことができます。

良い中間点は、受信者に注意を引くことができる短く個人化されたタイトルの行です。あまりにも巧妙である必要はありませんが、受信者に注意を払い、問題へのアクセスや質問をしたり、電子メールの目的に直接言及する必要があります。受信者は電子メールを開く理由があり、何を期待するのかを知る必要があります。仕事用電子メールの件名を作成するときは、10語以下にしてください（これにより、件名がモバイルの受信トレイに収まるようになります）。スパムフィルタを引き起こさないように、すべての大文字と感嘆符は避けてください。

2.挨拶

電子メールの冒頭に記入するときは、簡単な挨拶を検討してください。通常、「Hi」や「Hello」は「Hey」よりも優れています。後者はあまりにもカジュアルに見えるかもしれません。より正式な設定では、「Greetings」も効果的です。受信者の名前がわからない場合でも、自分の役職を知っている場合は、その役職を使用して始めても大丈夫です。たとえば、「Dear Wholesale Manager」は、メッセージが正しい人に届くことを保証するのに役立ちます。

受信者に会ったことがない場合は、挨拶の後に簡単な紹介を追加して、自分が誰なのか、なぜ連絡するのかを知らせてください。会議で彼らがした素晴らしい発表を聞いたことがありますか？彼らの製品カタログについて質問がありますか？この瞬間にこれを言及してください。

3.メール本文

よくフォーマットされた電子メールの本文は受信者の時間を考慮し、できるだけ簡潔で明確に保つようにします。 1つの長い段落ではなく、2つまたは3つの短い段落で重要な事項を簡単に説明し、電子メールの目的に必要な最小限の文脈のみを含めるようにしてください。

応答メッセージを作成する場合は、元のメールの口調とスタイルを確認してください。これは、彼らが適切だと思う言語の良い指標になることができます。発信者の口調を反映することは、良い関係をすばやく形成する方法です。

4.結論と行動の要求

これは、次のステップや知りたい情報を明確に提示する機会です。特定の要求がある場合は、行動要求を明確にしてください。柔らかい要求（「あなたのサービスについてもっと知ることを期待しています」）、またはより直接的な要求（「速い通話をする時間を教えてください」）かもしれません。

5. 仕上げの挨拶

プロの電子メールの仕上げの挨拶は、電子メールに正当性を与えます。正しく作成された電子メール署名は、電子メール自体と同じくらい重要な情報を伝えることができます。プロの電子メール署名には以下が含まれます。

• “Best regards,” “Sincerely,” “Cheers,” や単純な “Thanks” のような仕上げの挨拶
• フルネーム
• 役職と会社名
• 電話番号やソーシャルメディアハンドルなどの連絡先情報

便宜のために、電子メール署名を自動化し、会社のウェブサイトなどの便利なハイパーリンクを追加できます。

ビジネスメール形式の例

Here's an example to model your writing on when composing a professional email:

Hi [Name],

This is [Your Name] from [Company]; I had a chance to catch your talk on [subject] last week and found it inspiring!

I'm putting together a panel for an upcoming event at [details]. Would you be interested in participating?

Can we schedule a call so I can fill you in?

Best regards,

[あなたの名前]

[Job title, company name]

[Phone number]

ビジネスメールの種類

プロの電子メールは状況によって異なります。それぞれは、さまざまなニーズの複雑な文脈で作成されます。従業員や自分の上司と通信する必要がありますか？顧客や潜在的なパートナーと？何千人の見知らぬ人、または一人の人と？賞賛を伝えますか、それとも不満を提起しますか？以下は、作成する必要があるさまざまな種類のプロの電子メールの例です。

コールドメール

コールドメールは、以前に会ったことのない人との接続を確立する機会を提供します。この形式では stakes が高くなる傾向があるため簡潔さが大きなメリットになります。相互接続を介して受信者に紹介されている場合は、必ず紹介セクションにそれを含めてください。これは受信者の心の中で電子メールの価値を高めることができ、彼らが迅速に応答する可能性を高めます。コールドメールでは会話を開始するため、アクション要求（CTA）が特に重要です。次に何が起こるのかを明確にしてください。

フォロワーメール

フォローアップEメールは、対面会話の要約であるか、今後の締め切りの通知です。求人通知に応じて、または機会に感謝の気持ちを伝えたときにフォロワーメールを送信できます。 （監査メールは不必要に感じることがありますが、実際に肯定的な印象を残します。）電子メール本文には、受信者が現在の状況を理解できるように、最後の関連対話の簡単な要約を追加してください。重要なアクション項目を明確かつ簡潔に捉えるために、箇条書きは便利な形式の選択肢になる可能性があります。受信者に要求するものがある場合は、明確な行動要求を含めてください。

マーケティングメール

電子メールマーケティングの世界には、ブランドストーリーテリング（関連読書、製品ハイライト、ミッション中心のニュースレター）から純粋にプロモーションメール（セール、休日割引、顧客ロイヤルティプログラム）まで、すべてが含まれます。マーケティングEメールは、トピックやブランドの全体的な形式性に応じて、広い範囲で、またはターゲティングされた形式で作成できます。新製品ラインをプロモーションメールで発表しますか？創業者の心からの手紙を書いていますか？トーンは変わるかもしれませんが、短い段落、明確な言語、明確な行動要求などのいくつかのベストプラクティスは同じままです。画像の多いマーケティングメールをデザインするときは、単一​​列のモバイルレスポンシブテンプレートを使用してください。

プロのメール作成のベストプラクティス

1. 観客を理解する
2. 最初のドラフトをダイアログで作成して編集します
3. すばやく読みやすいメール本文を書く
4. 文法とスペルを2回確認してください

正しいメール形式の流れに慣れたら、内容をトリミングします。以下はいくつかのベストプラクティスです。

観客を理解する

書面コミュニケーションでは、作者の口調はすべてです。最終的に選択するスタイルは受信者によって異なります。良いルール：見知らぬ人や権威のある人にコールドメールを送信する場合は、公式のトーンを使用することをお勧めします。個人的な接続や同僚に電子メールを送信するときは、非公式のトーンがより適切な場合があります。

最初のドラフトをダイアログで作成して編集します

最初からプロフェッショナルなトーンで電子メールを書こうとすると、厄介で硬い読書になる可能性があります。友達に書くのと同じように、自然に考えを流すようにする方が簡単です。最初のドラフトを作成したら、あまりにもカジュアルな感じのセクションを再調整してください。最終的な成果は自然ですが、まだ専門性を維持します。

すばやく読みやすいメール本文を書く

太字、段落区切り、箇条書きをメール形式の本文に追加して、メッセージの最も重要な部分を強調します。標準フォントを使用し、不要な視覚的な要素を避けてください。

文法とスペルを2回確認してください

スペルミスと誤字の最終訂正により、後続の修正Eメールの困惑を防ぐことができます。ビジネスEメールでは、感嘆符や絵文字など、カジュアルな句読点を控えるのは良い礼儀であると考えられています。

メール形式に関するよくある質問