지금 비즈니스 메일 관리가 어려우신가요? 비즈니스 소유자에게는 이메일 작성이 팀의 규모와 상관없이 비즈니스 관계 에서 핵심적인 역할을 하며, 고객 기반을 구축하는 최고의 방법 중 하나 입니다. 이 글에서는 이메일 형식에 대한 모범 사례와 몇 가지 이메일 템플릿 및 예시를 통해 효율적인 비즈니스 이메일 작성에 대해 알려드리도록 하겠습니다. 

비즈니스 이메일을 형식화하는 방법

1. 제목 줄
2. 인사말
3. 이메일 본문
4. 결론 및 행동 요청
5. 마무리 인사

기본적인 업무용 이메일 형식은 본질적으로 간단합니다. 각 문장이 그 다음에 이어질 내용을 기대하게 하여 명확하고 간결하며 답변하기 쉬운 이메일이 되도록 합니다. 다음은 정식 이메일 형식의 가장 일반적인 레이아웃입니다:

1. 제목 줄

제목 줄에는 두 가지 접근 방식이 있습니다. 일부 경우에는 눈에 띄는 제목 줄이 메시지를 돋보이게 할 수 있습니다(특히 마케팅 이메일에 유용함). 그러나 대부분의 비즈니스 이메일에서는 상대적으로 일반적인 제목 줄이 더 빠르게 요점을 전달할 수 있습니다.

좋은 중간 지점은 수신자에게 관심을 끌 수 있는 짧고 개인화된 제목 줄입니다. 너무 교묘할 필요는 없지만, 수신자의 주의를 끌고 문제점에 대한 접근이나 질문을 하거나 이메일 목적을 직접적으로 언급해야 합니다. 수신자는 이메일을 열어야 할 이유가 있어야 하며, 무엇을 기대해야 할지 알아야 합니다. 업무용 이메일 제목 줄을 작성할 때는 10단어 이하로 유지하도록 노력하세요(이렇게 하면 제목 줄이 모바일 받은 편지함에 맞도록 보장됩니다). 스팸 필터를 유발하지 않도록 모든 대문자와 느낌표는 피하세요.

2. 인사말

이메일의 시작 부분을 작성할 때는 간단한 인사말을 고려하세요. 일반적으로 “Hi”나 “Hello”가 “Hey”보다 더 나은 선택입니다. 후자는 너무 캐주얼하게 보일 수 있습니다. 더 공식적인 설정에서는 “Greetings”도 효과적입니다. 수신자의 이름을 모르는 경우에도 그들의 직함을 알고 있다면, 그 직함을 사용하여 시작해도 괜찮습니다. 예를 들어, “Dear Wholesale Manager”는 메시지가 올바른 사람에게 전달되도록 보장하는 데 도움이 됩니다.

수신자를 만난 적이 없다면, 인사말 다음에 간단한 소개를 추가하여 자신이 누구인지, 왜 연락하는지 알리세요. 컨퍼런스에서 그들이 한 멋진 발표를 들었나요? 그들의 제품 카탈로그에 대해 궁금한 점이 있나요? 이 순간에 이를 언급하세요.

3. 이메일 본문

잘 형식화된 이메일 본문은 수신자의 시간을 배려하며, 가능한 한 간결하고 명확하게 유지하려고 합니다. 한 개의 긴 문단 대신 두세 개의 짧은 문단으로 주요 사항을 간략히 서술하고, 이메일 목적에 필요한 최소한의 맥락만 포함하도록 하세요.

응답 메시지를 작성하는 경우, 원래 이메일의 어조와 스타일을 확인하세요. 이는 그들이 적절하다고 생각하는 언어에 대한 좋은 지표가 될 수 있습니다. 발신자의 어조를 반영하는 것은 좋은 관계를 빠르게 형성하는 방법입니다. 

4. 결론 및 행동 요청

이것은 다음 단계나 알고 싶은 정보를 명확히 제시할 기회입니다. 특정한 요청이 있다면, 행동 요청을 명확히 하세요. 부드러운 요청(“귀사의 서비스에 대해 더 알기를 기대합니다”)이거나 좀 더 직접적인 요청(“빠른 통화를 할 시간을 알려주세요”)일 수 있습니다.  

5. 마무리 인사

전문 이메일의 마무리 인사는 이메일에 정당성을 부여합니다. 제대로 작성된 이메일 서명은 이메일 자체만큼 중요한 정보를 전달할 수 있습니다. 전문 이메일 서명에는 다음이 포함됩니다:

• “Best regards,” “Sincerely,” “Cheers,” 또는 간단한 “Thanks”와 같은 마무리 인사
• 전체 이름
• 직함과 회사 이름
• 전화번호나 소셜 미디어 핸들 같은 연락처 정보

편의를 위해 이메일 서명을 자동화하고 회사 웹사이트와 같은 유용한 하이퍼링크를 추가할 수 있습니다.

비즈니스 이메일 형식 예시

Here’s an example to model your writing on when composing a professional email:

Hi [Name],

This is [Your Name] from [Company]; I had a chance to catch your talk on [subject] last week and found it inspiring!

I’m putting together a panel for an upcoming event at [details]. Would you be interested in participating?

Can we schedule a call so I can fill you in?

Best regards,

[Your name]

[Job title, company name]

[Phone number]

비즈니스 이메일의 종류

전문 이메일은 상황에 따라 다릅니다: 각각은 다양한 필요성의 복잡한 맥락 속에서 작성됩니다. 직원이나 자신의 상사와 소통해야 하나요? 고객이나 잠재적인 파트너와? 수천 명의 낯선 사람 또는 단 한 사람과? 칭찬을 전하나요, 아니면 불만을 제기하나요? 다음은 작성해야 할 수 있는 다양한 종류의 전문 이메일 예시입니다: 

콜드 이메일

콜드 이메일은 이전에 만난 적 없는 사람과 연결을 구축할 기회를 제공합니다. 이 형식에서는 stakes가 높아지는 경향이 있기 때문에 간결함이 큰 장점이 됩니다. 만약 상호 연결을 통해 수신자에게 소개되었다면, 반드시 소개 부분에 이를 포함하세요. 이것은 수신자의 마음속에서 이메일의 가치를 높여줄 수 있으며, 그들이 신속하게 응답할 가능성을 높입니다. 콜드 이메일에서는 대화를 시작하는 것이기 때문에, 행동 요청(Call to Action, CTA)이 특히 중요합니다. 다음에 무엇이 일어나길 바라는지 명확히 하세요.

팔로업 이메일

팔로업 이메일은 대면 대화의 요약이거나 다가오는 마감일에 대한 알림일 수 있습니다. 구직 공고에 대한 응답으로 또는 기회에 대한 감사 인사를 전할 때 팔로업 이메일을 보낼 수 있습니다. (감사 이메일은 불필요하게 느껴질 수 있지만, 실제로 긍정적인 인상을 남깁니다.) 이메일 본문에는 수신자가 현재 상황을 이해할 수 있도록 마지막 관련 상호작용에 대한 간략한 요약을 추가하세요. 중요한 액션 항목을 명확하고 간결하게 포착하는 데 글머리 기호가 유용한 형식 선택이 될 수 있습니다. 수신자에게 요청하는 것이 있다면, 명확한 행동 요청을 포함하세요. 

마케팅 이메일

이메일 마케팅의 세계에는 브랜드 스토리텔링(관련 읽을거리, 제품 하이라이트, 미션 중심의 뉴스레터)부터 순전히 프로모션 이메일(세일, 휴일 할인, 고객 충성도 프로그램)에 이르기까지 모든 것이 포함됩니다. 마케팅 이메일은 주제와 브랜드의 전반적인 형식성에 따라 넓은 범위에서 또는 타겟팅된 형태로 작성될 수 있습니다. 새로운 제품 라인을 프로모션 이메일로 발표하나요? 창업자의 진심 어린 편지를 쓰고 있나요? 어조는 달라질 수 있지만, 짧은 문단, 명확한 언어, 명확한 행동 요청과 같은 몇 가지 모범 사례는 동일하게 유지됩니다. 이미지가 많은 마케팅 이메일을 디자인할 때는 단일 열의 모바일 반응형 템플릿을 사용하세요.

전문 이메일 작성의 모범 사례

1. 청중을 이해하세요
2. 첫 번째 초안을 대화체로 작성한 다음 편집하세요
3. 빠르게 읽기 쉬운 이메일 본문을 작성하세요
4. 문법과 맞춤법을 두 번 확인하세요

올바른 이메일 형식의 흐름에 익숙해지면 내용을 다듬을 차례입니다. 다음은 몇 가지 모범 사례입니다:

청중을 이해하세요

서면 커뮤니케이션에서는 작성자의 어조가 모든 것입니다. 궁극적으로 선택하는 스타일은 수신자에 따라 다릅니다. 좋은 규칙: 낯선 사람이나 권위 있는 사람에게 콜드 이메일을 보낸다면 공식적인 어조를 사용하는 것이 좋습니다. 개인적인 연결이나 동료에게 이메일을 쓸 때는 비공식적인 어조가 더 적합할 수 있습니다.

첫 번째 초안을 대화체로 작성한 다음 편집하세요

처음부터 전문적인 어조로 이메일을 작성하려고 하면 어색하고 딱딱한 읽기가 될 수 있습니다. 친구에게 쓰는 것처럼 자연스럽게 생각을 흘리도록 하는 것이 더 쉬울 수 있습니다. 첫 초안을 작성한 후 너무 캐주얼한 느낌의 섹션을 다시 다듬으세요. 최종 결과물은 자연스럽지만 여전히 전문성을 유지하게 될 것입니다.

빠르게 읽기 쉬운 이메일 본문을 작성하세요

굵은 글씨, 문단 구분, 글머리 기호를 이메일 형식의 본문에 추가하여 메시지의 가장 중요한 부분을 강조하세요. 표준 글꼴을 사용하고 불필요한 시각적 요소를 피하세요.

문법과 맞춤법을 두 번 확인하세요

철자 오류와 오타에 대한 최종 교정을 통해 후속 수정 이메일의 당혹감을 방지할 수 있습니다. 비즈니스 이메일에서는 느낌표나 이모티콘 같은 너무 캐주얼한 구두점을 자제하는 것이 좋은 예절로 여겨집니다.

이메일 형식 FAQ